Service Financier


 

Florence MICHEL


Bureau : Porte 6

Téléphone : 0561556058

Mail :
florence.michel@univ-tlse3.fr



 
  • Budget/ Réalisation de projets et d’événements

Le budget est établi pour une année civile. (Janvier – décembre)

Les projets d'achats conséquents (plus de 800€ HT), de location d’installations ou les projets pédagogiques d’envergure doivent être anticipés. Il est important d’en informer, dès le début de l'année universitaire, le responsable de département ou d'équipe pédagogique concerné au travers de la « fiche projet/événement » (cf document en annexe). Cela permettra d'établir un budget prévisionnel au plus près des besoins pour l'année à venir.  Le budget prévisionnel est ensuite voté en conseil de faculté début octobre, puis en conseil d'administration de l'université mi-décembre pour être exécutoire dès le 1er janvier.

Fiche projet / Evènements : CLIQUER ici
 

  • Location d’installations sportives (= golf, fosse de plongée, salle de danse, salle de sport, accrobranches…)

La location récurrente d’une installation doit faire l’objet d'une convention.

Se rapprocher de Carole CACERES poste 5 7 500.

En l’absence de convention, fournir un devis au service financier AVANT toutes réservation définitive, avec la mise en concurrence correspondante.

Seule une convention entre UT3 -F2SMH et une structure spécifique (collectivité, prestataire de service, loueur exclusif d’équipement spécifique) dispense de la phase de mise en concurrence pour la période sur laquelle elle est conclue. Cf « fiche conventions »

Convention : CLIQUER ici
Procédure de la mise en place de la convention : CLIQUER ici

  •  Achats Pédagogiques

Deux campagnes d’achats pédagogiques sont mises en place chaque année budgétaire. Les responsables de départements et des équipes pédagogiques sont donc sollicités en janvier et en avril pour transmettre au Service financier leurs besoins en matériel pédagogique.

Accompagner la demande de :    

                            -un argumentaire précis expliquant le besoin,

-un mail de mise en concurrence ou la preuve d’une mise en concurrence des fournisseurs susceptibles de répondre à ce besoin. Cf « fiche Process achats »

Ces éléments seront examinés par la commission budget puis présentés pour validation au conseil de faculté.  Après arbitrage, les commandes sont passées par le Service financier de la composante qui se charge également avec le service technique du suivi des livraisons.

Les demandes d’achats pédagogiques « hors campagne » doivent rester très exceptionnelles.

Fiche Process achats : CLIQUER ici

  • Missions :

Les demandes de missions peuvent être réalisées par les personnels BIATSS, Enseignants et Enseignants-Chercheurs de l’Université Toulouse III – Paul Sabatier, par les personnes en mission à la demande de l’université et par les personnalités scientifiques accueillies. Les demandes de mission avec frais doivent obligatoirement transiter via les responsables de départements, ou de service, afin d’être prises en compte dans le budget prévisionnel.

Avant le départ en mission :

Pour réaliser une demande de mission avec ou sans frais, l’agent doit remplir la fiche de demande d’autorisation d’absence (Annexe 2). Ce formulaire de demande doit être impérativement visé par le responsable de département ou de service de l’agent et validé par le Doyen. Les agents qui réalisent leur première demande doivent remplir le formulaire de création d’agent (Annexe 1 + RIB). Si lors de la mission l’agent utilise son véhicule personnel, il doit joindre également le certificat d’immatriculation et l’attestation d’assurance à jour du véhicule, ainsi que son permis de conduire.

Le dossier complet de demande doit être transmis au Service Financier minimum 15 jours avant la mission. L’ordre de mission sera réalisé par le Service Financier.

Dès la réalisation de la demande de mission, les agents peuvent :

- Soit réserver eux-mêmes leur voyage (billets de train ou d’avion, hébergement) sur le site online de T.PLANET via son compte INTRANET UT3

Choisir « Florence MICHEL » comme valideur, toujours acheter au tarif ECO, souscrire l’assurance annulation.

- Soit communiquer au service financier les informations nécessaires (mode de transport, horaire, hébergement) afin de pouvoir faire les réservations souhaitées.

               

Plafonds relatifs aux indemnités journalières :

Frais d’hébergement :

Le recours au marché Travel Planet est obligatoire dans le cadre de l’achat de prestation hôtelière.

Les nuitées sont prises en charge dans la limite du plafond de 120 euros par nuitée à Paris et 90 euros en Ile de France et province.
Les agents qui n’ont pas recouru volontairement aux prestations du titulaire du marché sont remboursés au taux forfaitaire de 70 euros sur production de justificatifs (facture).
Si le prestataire n’est pas en mesure de fournir l’hébergement dans la zone souhaitée, le missionnaire peut faire l’avance et être remboursé dans la limite des plafonds fixés par le marché.

Les frais de repas :
Le montant de l’indemnité forfaitaire est fixé à 17.50 euros par repas, sur présentation des justificatifs (factures) et si la mission couvre une des tranches horaires 12h-14h ou 19h-21h

Les frais de transport :
Le choix du transport doit se porter sur le moins onéreux et lorsque l’intérêt du service l’exige sur le plus adapté à la nature du déplacement.
Les missionnaires doivent obligatoirement utiliser les prestations de billetterie des transports proposées par le prestataire Travel Planet.
Lorsque le missionnaire n’a pas utilisé le marché de billetterie et a fait l’avance des frais de transport, le remboursement de ceux-ci s’effectue sur production des justificatifs.
Concernant les autres modes de transport, les frais de navettes, parking, taxi, péage d’autoroute peuvent être remboursés sur justificatifs.
L’utilisation de taxi ainsi que la location de véhicules doivent faire l’objet d’une validation préalable.

Prise en charge des frais de mission :

A son retour de mission, l’agent fournira au service financier l’annexe 3, complétée et signée, ainsi que les justificatifs originaux (reçus, factures, billets, tickets) et les informations nécessaires (nombres de repas, nombres de KM parcourus …) pour qu’il puisse procéder au remboursement des frais dans les meilleurs délais.
 

DOCUMENTS :


Formulaire de création d'agent (annexe 1) : CIQUER ici
Demande d'ordre de mission (annexe A) : CLIQUER ici
Etat de frais de la mission (annexe B) : CLIQUER ici

 

  • Taxe d’apprentissage :
Voir la plaquette : CLIQUER ici