Fonctionnement administratif et technique

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Prévention
Récupérer des clés de salles, obtenir un badge d'accès
* Pour accéder aux salles de la F2SMH, U4, U6, Pôle sport :
s’adresser à Cédric BARNAGAUD qui paramétrera et vous délivrera le badge d’accès
07 60 55 06 53

* Pour obtenir :
- les clés de bureaux du bâtiment F2SMH ou du Pôle Sport
- le badge d’accès au parking F2SMH
- la clé des boîtes aux lettres.
* Pour réaliser des commandes de reprographie (documents pédagogiques).
s’adresser à l’accueil : Valérie DELPON
05 61 55 66 32

Le bâtiment F2SMH est ouvert de 7H30 à 17H30, et accessible avec badge de 7H à 19H.
Accéder aux informations RH sur mon contrat, ma carrière..., formaliser mes services et charges d'enseignement
  • Gestionnaire des Ressources Humaines : Monique BOSCH Tél : +33 (0)5 61 55 77 87 Bureau N°10 B
Identifiant et Carte professionnelle
Votre gestionnaire RH de l'université vous délivrera votre identifiant personnel et votre carte professionnelle.

Domaine ressources humaines et développement social (DRHDS)
Direction de la gestion des personnels
Bâtiment 3R1 - 1er étage
118 route de Narbonne

Les actes de gestion collective et individuelle des personnels BIATSS et Enseignants
 
Les services d'enseignement
Les services d'enseignement englobent les heures réalisées par un enseignant en présence d'étudiants mais aussi les missions indispensables au bon fonctionnement de l'université et de ses composantes. Il est demandé à un enseignant de réaliser son service en tenant compte des priorités pour son département et sa composante.
 
Le calendrier de saisie des services prévisionnels sur le Système de Gestion des Charges d’Enseignement (SGCE), pour l’ensemble des intervenants, sera diffusé courant juillet 2024 avec un rappel dès la rentrée universitaire.
Une actualisation sera réalisée au mois de janvier 2025. La validation des prévisionnels (en octobre) vaut reconnaissance d'un besoin et engagement à assurer le paiement d’éventuelles heures complémentaires.
Le calendrier de certification des services faits sera communiqué début décembre 2024 pour le S1 et fin avril 2025 pour le S2.

Le recrutement des chargés d’enseignement vacataires
Le directeur de département autorise l’embauche d’un chargé d’enseignement vacataire sur des critères pédagogiques.
L’assistante RH doit s’assurer de la recevabilité administrative des dossiers vacataires.
Dès la validation du service prévisionnel par les directeurs de départements, l’intervenant vacataire recevra son code login, puis un mel automatique sur lequel apparaitra l’identifiant SGCE personnel, afin de télécharger le dossier administratif à constituer et à transmettre au plus tôt à (PERSONNE A RECRUTER).
Le dossier vacataire doit parvenir au service RH de la F2SMH bien avant le début du 1er cours. Il sera enregistré dans le logiciel SGCE et le logiciel RH-SIHAM. Cela permettra au vacataire de débuter les enseignements, d’accéder à la plateforme pédagogique MOODLE si nécessaire, au service de reprographie, à CELCAT (emplois du temps) et à SGCE (groupes, syllabus, MCC et trombinoscope).

La lettre de cadrage des services d’enseignement.
Guide du vacataire assurant des heures d’enseignement
La Lettre de cadrage : Gestion des congés enseignants, pour raisons de santé ou familiales
Procédure création compte numérique
Informations nouveaux entrants
Note temps de travail congés des BIATSS 2023-2024
Circulaire CET 2023/24
Connaître les calendriers de l'année universitaire, élaborer l'emploi du temps de ses enseignements, participer à l'organisation des examens
Emprunter du matériel, assistance aux personnels, maintenance du parc et des salles informatiques, et assistance technique de web conférence
Claude SENTENAC Tél : 05 61 55 75 13 Bureau Tél portable : 06 63 58 50 36


Demande des codes d'accès au photocopieur.

Réservation en ligne, 48 heures à l’avance, ici ( pc portables, vidéo projecteurs, caméras, enceintes…)
Se rendre dans le bureau 9, pour récupérer le matériel réservé dans le casier correspondant. L’accès au bureau 9 se fera avec votre badge.
Récupérer le matériel et laisser la clé sur le casier pour le retour.
Penser à refermer systématiquement la porte du bureau 9 pour éviter toute intrusion.
Aucune réservation au semestre
A la fin de son intervention, retourner le matériel dans le casier, refermer et insérer la clé.

Demande Intervention Informatique

Web conférences
Après réservation de la salle auprès de Mme BOUALEM, contacter Mr SENTENAC afin de créer la salle virtuelle. (15 jours avant)
Emprunter du matériel sportif
  • Cédric BARNAGAUD  Tél : 07 60 55 06 53
Réservation du matériel sportif en ligne, 48h à l’avance, ici 
Vous recevrez un mail de confirmation.

Retrait du matériel :
- Le matériel sera disponible dans le local de stockage (sous-sol). Se munir d'un badge permettant l’accès au local ainsi qu’à la porte d’entrée du bâtiment F2SMH en cas de retour du matériel en dehors des heures d’ouverture (7h30 – 17h30).
- Le matériel sera identifié par le nom de l’enseignant et l'activité indiquée sur le mail de réservation.
- En fonction des installations disponibles et de l'activité, le matériel peut être stocké ou déposé directement sur place, par l’équipe technique (ex : tables de tennis de table, haies d’athlétisme, …)

Retour du prêt :
- A la fin de son activité, l'enseignant doit retourner le matériel dans le même local.
L’intégralité du matériel doit être ramené même s’il est endommagé.

L'équipe technique est à votre disposition pour toute demande relative à l'entretien du matériel sportif.
Louer des installations sportives, acheter du matériel pédagogique, réaliser des projets sportifs et partir en mission
  • Gestionnaire des finances : Laure DECOOX Tél +33(0)5 61 55 60 58 Bureau 11
Budget/ Réalisation de projets et d’événements
Le budget est établi pour une année civile. (Janvier – décembre)
Les projets d'achats conséquents (plus de 800€ HT), de location d’installations ou les projets pédagogiques d’envergure doivent être anticipés. Il est important d’en informer, dès le début de l'année universitaire, le responsable de département ou d'équipe pédagogique concerné au travers de la « fiche projet/événement » (cf document en annexe). Cela permettra d'établir un budget prévisionnel au plus près des besoins pour l'année à venir.  Le budget prévisionnel est ensuite voté en conseil de faculté début octobre, puis en conseil d'administration de l'université mi-décembre pour être exécutoire dès le 1er janvier.

Fiche projet / Evènements
 
Location d’installations sportives (golf, piscine, fosse de plongée, salle de danse, salle de sport, accrobranches)

La location récurrente d’une installation doit faire l’objet d'une convention.
Se rapprocher de Carole CACERES poste 5 7 500.
En l’absence de convention, fournir un devis au service financier AVANT toutes réservation définitive, avec la mise en concurrence correspondante.
Seule une convention entre UT3 -F2SMH et une structure spécifique (collectivité, prestataire de service, loueur exclusif d’équipement spécifique) dispense de la phase de mise en concurrence pour la période sur laquelle elle est conclue. Cf « fiche conventions »

Convention
 
Achats Pédagogiques
Deux ou trois campagnes d’achats pédagogiques sont mises en place chaque année budgétaire. Les responsables de départements et des équipes pédagogiques sont donc sollicités en janvier, en mai et en septembre si le budget le permet, pour transmettre au Service financier leurs besoins en matériel pédagogique.
Accompagner la demande de :    
un argumentaire précis expliquant le besoin,
un mail de mise en concurrence ou la preuve d’une mise en concurrence des fournisseurs susceptibles de répondre à ce besoin. Cf « fiche Process achats »

Ces éléments seront examinés par la commission budget puis présentés pour validation au conseil de faculté.  Après arbitrage, les commandes sont passées par le Service financier de la composante qui se charge également avec le service technique du suivi des livraisons.

Les demandes d’achats pédagogiques « hors campagne » doivent rester très exceptionnelles.

Fiche Process achats
Mail type mise en concurrence
Synthèse marché sport
Accords cadres équipements sportifs

Missions :
Les demandes de missions peuvent être réalisées par les personnels BIATSS, Enseignants et Enseignants-Chercheurs de l’Université Toulouse III – Paul Sabatier, par les personnes en mission à la demande de l’université et par les personnalités scientifiques accueillies. Les demandes de mission avec frais doivent obligatoirement transiter via les responsables de départements, ou de service, afin d’être prises en compte dans le budget prévisionnel.

Avant le départ en mission :
Pour réaliser une demande de mission avec ou sans frais, l’agent doit remplir la fiche de demande d’autorisation d’absence (Annexe A). Ce formulaire de demande doit être impérativement visé par le responsable de département ou de service de l’agent et validé par le Doyen. Les agents qui réalisent leur première demande doivent remplir le formulaire de création d’agent (Annexe 1 + RIB). Si lors de la mission l’agent utilise son véhicule personnel, il doit joindre également le certificat d’immatriculation et l’attestation d’assurance à jour du véhicule, ainsi que son permis de conduire.
Le dossier complet de demande doit être transmis au Service Financier minimum 15 jours avant la mission. L’ordre de mission sera réalisé par le Service Financier.

Dès la réalisation de la demande de mission, les agents peuvent :
Soit réserver eux-mêmes leur voyage (billets de train ou d’avion, hébergement) sur le site online de T.PLANET via son compte INTRANET UT3
Choisir « Laure DECOOX » comme valideur, toujours acheter au tarif ECO, souscrire l’assurance annulation.
Soit communiquer au service financier les informations nécessaires (mode de transport, horaire, hébergement) afin de pouvoir faire les réservations souhaitées.
               
Plafonds relatifs aux indemnités journalières :
Frais d’hébergement :
Le recours au marché Travel Planet est obligatoire dans le cadre de l’achat de prestation hôtelière.
Les nuitées sont prises en charge dans la limite du plafond de 170 euros par nuitée à Paris et 110 euros en Ile de France et province.
Les agents qui n’ont pas recouru volontairement aux prestations du titulaire du marché sont remboursés au taux forfaitaire de 70 euros sur production de justificatifs (facture).
Si le prestataire n’est pas en mesure de fournir l’hébergement dans la zone souhaitée, le missionnaire peut faire l’avance et être remboursé dans la limite des plafonds fixés par le marché.

Frais de repas :
Le montant de l’indemnité forfaitaire est fixé à 20 euros par repas, sur présentation des justificatifs (factures) et si la mission couvre une des tranches horaires 12h-14h ou 19h-21h.

Frais de transport :
Le choix du transport doit se porter sur le moins onéreux et lorsque l’intérêt du service l’exige sur le plus adapté à la nature du déplacement.
Les missionnaires doivent obligatoirement utiliser les prestations de billetterie des transports proposées par le prestataire Travel Planet.
Lorsque le missionnaire n’a pas utilisé le marché de billetterie et a fait l’avance des frais de transport, le remboursement de ceux-ci s’effectue sur production des justificatifs.
Concernant les autres modes de transport, les frais de navettes, parking, taxi, péage d’autoroute peuvent être remboursés sur justificatifs.
L’utilisation de taxi ainsi que la location de véhicules doivent faire l’objet d’une validation préalable.

Prise en charge des frais de mission :
A son retour de mission, l’agent fournira au service financier l’annexe 3, complétée et signée, ainsi que les justificatifs originaux (reçus, factures, billets, tickets) et les informations nécessaires (nombres de repas, nombres de KM parcourus …) pour qu’il puisse procéder au remboursement des frais dans les meilleurs délais.
 
DOCUMENTS :
Formulaire de création d'agent interne Z0005
Formulaire de création d'agent externe Z0009
Demande d'ordre de mission (annexe A)
Etat de frais de la mission (annexe B)
 
Réserver des salles et équipements sportifs